Nastavenie na začiatku
Firma vyplní svoje údaje a vytvorí skupiny, napríklad Vývoj, Podpora alebo Dizajn. Skupina určuje jednotku (deň, hodina, mesiac alebo paušál), sadzbu, splatnosť a kto zadáva odvedenú prácu: firma alebo dodávateľ.
Dodávateľov pozve e‑mailom po jednom alebo naraz zo súboru CSV. Dodávateľ si v pozvánke vyplní fakturačné údaje svojej živnosti alebo s. r. o. a firma ich schváli. Kto fakturuje cez firmu (vyhotovenie faktúry odberateľom), podpíše v aplikácii dohodu o samofakturácii. Čo má dohoda obsahovať, je v článku Samofakturácia v praxi.
Na Prehľade vedie nová firma karta Prvý mesiac s okfaktura so šiestimi krokmi od prvej skupiny po prvý export.
Počas mesiaca
Dodávatelia zadávajú odvedenú prácu za mesiac a môžu k nej priložiť podklady, napríklad snímku výkazu z firemného systému. Ak zadáva firma, nahrá množstvá naraz zo súboru alebo ich vyplní v tabuľke Mesiac.
Pripomienky termínov posiela okfaktura sama.
Tretí pracovný deň od konca mesiaca
Predvolený termín na zadanie množstiev je tretí pracovný deň od konca mesiaca. Víkendy a dni pracovného pokoja na Slovensku sa nepočítajú. Firma ho môže zmeniť pre celú firmu alebo pre skupinu.
Zadané množstvá čakajú na schválenie. Ak sa mesiac dodávateľa nelíši od minulého (rovnaká sadzba a podobné množstvo), okfaktura ho označí Bez zmeny a firma schváli všetky takéto mesiace jedným kliknutím. Pozornosť tak ostane na mesiacoch, ktoré sa zmenili.
Posledný deň mesiaca
Zo schválených množstiev vzniknú koncepty faktúr. Pošle ich firma tlačidlom alebo, ak to zapne, okfaktura sama v nastavený deň. Dodávateľ koncept skontroluje a potvrdí, alebo navrhne zmenu, ktorú firma prijme či zamietne.
Mesačná služba je dodaná posledný deň obdobia, preto potvrdená faktúra dostane číslo a dátum vystavenia v ten deň (§ 19 ods. 3 zákona o DPH). Ak firma zapne Kontrolu nákladov, upozorní ju okfaktura e‑mailom, keď sadzba alebo suma dodávateľa vzrastie nad zvolený prah.
Do 15. dňa nasledujúceho mesiaca
Faktúra sa vyhotovuje do 15 dní od dodania (§ 73 zákona o DPH), víkend lehotu nepredlžuje. Prehľad ukazuje termín každého otvoreného mesiaca a koľko faktúr je potvrdených, a pred termínom príde pripomienka e‑mailom.
Na konci firma stiahne export pre účtovníka: ZIP s PDF, XML vo formáte UBL a súbor na import do POHODY. Od 1. 1. 2027 je faktúra platiteľa DPH tuzemskej firme e‑faktúrou, podrobnosti sú v článku E‑faktúra od 2027.
Platby
Stránka Platby ukazuje, komu a koľko zaplatiť: faktúry po splatnosti, tento týždeň, budúci týždeň a neskôr. Vybrané faktúry firma stiahne ako jeden súbor SEPA (pain.001) a nahrá ho v internetbankingu ako hromadný prevod. Variabilný symbol každej faktúry ide do platby, takže ho dodávateľ uvidí na výpise.
Výpis z účtu vo formáte CAMT.053 firma nahrá do okfaktura. Platby s rovnakým variabilným symbolom a sumou spárujú faktúry samé a označia ich ako zaplatené. Pri rozdiele, napríklad pre bankový poplatok, rozhodne človek v časti Pohyby.
V pondelok ráno príde týždenný prehľad: čo sa minulý týždeň zaplatilo, čo je po splatnosti a čo čaká na schválenie.
Časté otázky
Musí dodávateľ používať okfaktura?
Dodávateľ sa prihlási z pozvánky, zadá odvedenú prácu a potvrdí koncept. Faktúru vystaví okfaktura z jeho číselného radu, alebo ju pri samofakturácii vyhotoví firma v jeho mene.
Čo ak dodávateľ nestihne zadať prácu?
Dostane pripomienku a firma ho vidí v Prehľade. Množstvá, ktoré zadáva dodávateľ, za neho firma nezadá ani po schválení nezmení: pred schválením mu ich vráti s komentárom, po ňom opravu navrhne dodávateľ v koncepte faktúry. Termín na vystavenie faktúry sa tým nemení, preto ho Prehľad sleduje zvlášť.
Pošle okfaktura platby do banky sama?
Nie. Súbor SEPA nahrá firma v internetbankingu a platby tam potvrdí. okfaktura neprenáša peniaze a nemá prístup k účtu.
Zdroje
- Zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty, § 19 ods. 3 a § 73
- Zákon č. 241/1993 Z. z. o štátnych sviatkoch, dňoch pracovného pokoja a pamätných dňoch, v znení účinnom od 1. 11. 2025
Stav k 29. 10. 2026. Popis funkcií okfaktura, nie daňové poradenstvo.